Het opstellen van contracten. Waar moet u op letten?

Iedereen sluit contracten, geschreven of mondeling. In contracten worden rechten en plichten van partijen vastgelegd. Vaak in goed vertrouwen en vaak wordt lang niet alles (voldoende) vastgelegd. En als er dan wat staat in het contract, is dat dan goed geformuleerd? Hoe moet je dat dan uitleggen? Kortom, een contract vraagt aandacht. Waar moet u zoal op letten bij het opstellen van contracten en offertes?

Partijen

Allereerst uiteraard de partijen bij het contract. Wie zijn de partijen bij de overeenkomst? Dat lijkt een eenvoudige vraag, maar het antwoord is van wezenlijk belang. En is de persoon waarmee het contract gesloten wordt bevoegd het bedrijf of instantie te vertegenwoordigen? Vraag dit na en controleer het zo nodig bij de Kamer van Koophandel.

Aanhef

Vaak wordt de achtergrond van het contract niet omschreven. Toch kan dat voor de uitleg van groot belang zijn. Het is dan ook lonend om een aanhef (ook wel considerans genoemd) op te nemen in het contract, waarin bijvoorbeeld de aanleiding van het sluiten van het contract, het doel van het contract en het verwachte resultaat wordt omschreven. Ontstaat er op enig moment discussie over de vraag wat er is afgesproken, dan zal het contract uitgelegd moeten worden. Een rechter – die niet bij het sluiten van het contract was en de achtergrond daarvan niet kent – kan dan ook de aanhef gebruiken om de overeenkomst uit te leggen.

Dwingend recht

Een aantal bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek zijn dwingend recht. Is een contractbepaling in strijd met dwingend recht, dan is de bepaling nietig en maakt geen deel uit van het contract. Dat kan ingrijpend zijn.

Dwingend recht komt vooral voor bij wettelijk geregelde contracten, zoals bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de huurovereenkomst en de koopovereenkomst.  Zo mag in een arbeidsovereenkomst geen afspraak worden gemaakt in strijd met het ontslagrecht en dient de koop van een woning door een particuliere koper schriftelijk te worden vastgelegd. En zo zijn er nog veel meer gevallen waar de wet dwingende voorschriften geeft. Let dus bij bepaalde onderwerpen goed op of de contractsbepaling niet in strijd is met dwingend recht.

Rechten en plichten

Wees duidelijk in rechten en plichten. Want wat verwachten partijen van elkaar bij het aangaan van een contract. Het is essentieel dat de rechten en plichten zo duidelijk mogelijk zijn. Het gaat hier immers om de belangrijkste redenen van het aangaan van een contract. Stel uzelf daarom altijd de vraag: “is duidelijk wat ik ga leveren of geleverd krijg?”, “welke voorwaarden worden gesteld en kan ik of de tegenpartij daaraan (blijven) voldoen?“, “wat is wel, en wat is niet inbegrepen?” en “wanneer krijg ik betaald of moet ik betalen?” Als dit vooraf duidelijk is, is de kans op discussie achteraf kleiner.

Boete

Als er eenmaal afspraken zijn gemaakt, dan is uitgangspunt dat ze ook worden nagekomen. Dat is niet altijd vanzelfsprekend en vaak afhankelijk van allerlei factoren. Een eenvoudig voorbeeld is de levering van zonnepanelen. Krijgt de importeur zijn zonnepanelen niet op tijd geleverd, dan kan de importeur niet op tijd leveren aan de groothandel. En als de aannemer zonnepanelen had besteld bij deze groothandel, dan krijgt de aannemer zijn zonnepanelen niet op tijd geleverd en kan niet op tijd opleveren aan zijn klant.

Als afspraken niet worden nagekomen, dan kan er schade ontstaan. Die schade is lang niet altijd makkelijk vast te stellen. Ter preventie van dit soort situaties kan een boeteclausule helpend zijn. Door een boeteclausule hoeft u niet te bewijzen of er schade is geleden. Als de afspraak niet wordt nagekomen dan is de boete verschuldigd. De hoogte van de boete kunt u afstemmen aan de hoogte van de schade die uw opdrachtgever lijdt als u te laat uw verplichtingen jegens hem nakomt. Bovendien geeft zo’n boete vrijwel automatisch ook de nodige prestatiedruk om afspraken op tijd en volledig na te komen.

Overmacht

De wet omschrijft overmacht als een gebeurtenis die: “niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt”. Nogal vaag en onduidelijk. In uw contract kunt u specifieke gebeurtenissen of omstandigheden benoemen als overmacht en de gevolgen daarvan regelen. Zo voorkomt u discussie of iets wel of geen overmacht is. Voorbeelden kunnen zijn: een epidemie of pandemie, plotselinge arbeidsongeschiktheid van personeel, stroom- of netwerkstoringen, onwerkbaar weer, etc.

Change of control

Heeft u een contract gesloten met een bedrijf of instantie en deze wordt overgenomen door de concurrent? Dan kan er behoefte zijn om het contract (direct) te eindigen. In dat geval kan een zg. “change of control” bepaling uitkomst bieden. In een dergelijke contractsbepaling wordt bepaald dat bij een overname of wisseling van aandeelhouders, het contract beëindigd kan worden tegen een bepaalde opzegtermijn.

Maar u kunt er (bijvoorbeeld als ZZP-er) ook belang bij hebben dat u het contract t.z.t. kan overdragen aan uw nog op te richten BV. Normaliter is dan instemming van de andere contractpartij nodig. In uw contract kunt u die instemming (bijvoorbaat) al regelen.

Betaling

De wet bepaalt dat bij te late betaling de andere contractspartij incassokosten en rente is verschuldigd. De wettelijke rente is (anno 2020) 2% en bij handelscontracten 8%. Stelt u daarover niets op in het contract, dan gelden deze percentages. U mag echter in het contract andere percentages opnemen (hoewel bij consumenten dat wel beperkt is tot circa de handelsrente).

De hoogte van de incassokosten die u maakt voor invordering van uw facturen is in geval van een consument beperkt. De wet kent dwingende regels voor de (hoogte en voorwaarden waaronder) incassokosten aan een consument mogen worden doorbelast. Een consument is een particulier die niet zakelijk heeft gehandeld. Bij niet-consumenten kunt u daarvan wel afwijken door in het contract bijvoorbeeld een percentage over het factuurbedrag op te nemen, of de werkelijke kosten. Zo kunt u kostendekkend uw vordering (laten) incasseren.

Aansprakelijkheid

Heeft u uw risico’s die u loopt bij het contract helder voor ogen? Zo ja, dan is het zaak in het contract die risico’s zoveel mogelijk te beperken. Dit kan bijvoorbeeld door een maximaal bedrag voor aansprakelijkheid op te nemen, de hoogte van schade te koppelen aan een maximale verzekeringsuitkering of bepaalde schade of aansprakelijkheid uit te sluiten. Sluit u een contract met een onderaannemer of leverancier vanwege een contract met uw opdrachtgever, zorg er dan voor dat uw aansprakelijkheid jegens uw opdrachtgever doorgecontracteerd wordt met de leverancier of onderaannemer.

Aansprakelijkheid beperken kan niet “onbeperkt” en soms is een beperking zelfs niet mogelijk. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de hulpverlener. Een hulpverlener, bijvoorbeeld een dokter, kan zijn aansprakelijkheid niet beperken.

Beëindiging, ontbinding en herroeping

Onder welke omstandigheden kunt u het contract beëindigen of ontbinden? Over deze vraag wordt bij het sluiten van het contract vaak niet nagedacht. Maar de situatie kan veranderen. Stel daarom naast vaste beëindigingsgronden (zoals faillissement, beslag, surseance van betaling, wanprestatie) ook specifieke beëindigingsgronden op die voor u van belang kunnen zijn. Kan de andere contractspartij ook beëindigen, of alleen tegen betaling van een vergoeding? Ook dat kunt u vastleggen in het contract.

Sluit u contracten met consumenten aan de deur of via een website, wees er op bedacht dat consumenten vaak de mogelijkheid hebben om een contract gedurende 14 dagen te herroepen. En die 14 dagen gaan pas in als u de consument hierover voldoende hebt geïnformeerd.

Algemene voorwaarden

Op veel onderwerpen die in een contract opgenomen (moeten) worden, zit de andere contractspartij niet te wachten. Bovendien wordt een contract er ook niet leesbaarder op. De meeste bepalingen worden in de praktijk dan ook vaak opgenomen in algemene voorwaarden, beter bekend als de ‘kleine lettertjes’. Daar is niets mis mee, als u de algemene voorwaarden goed overeenkomt. Kort samengevat zijn dat:

(1) u dient de algemene voorwaarden van toepassing verklaren op het contract of de offerte. Dit kan door dit onderaan de offerte of contract te schrijven dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn;

(2) de algemene voorwaarden dienen ook beschikbaar te worden gesteld aan de andere contractpartij, door deze bijvoorbeeld mee te sturen bij het contract of de offerte (en zorg ervoor dat u dat ook kunt bewijzen).

Worden algemene voorwaarden niet goed overeengekomen, dan kan de tegenpartij de bepalingen in de algemene voorwaarden (naar keuze) vernietigen. Maakt u gebruik van algemene voorwaarden, wees dan zeer alert op het juist overeenkomen daarvan.

Tot slot

Discussie over contracten zullen er altijd blijven. Perspectieven kunnen veranderen, contractspartijen kunnen failliet gaan en producten kunnen plotsklaps niet meer leverbaar zijn. Een goed en duidelijk opgesteld contract kan wel veel discussies en problemen voorkomen.

Een contract is tot op zekere hoogte maatwerk waarin keuzes gemaakt worden die op uw specifieke situatie of bedrijfsvoering zijn afgestemd. Laat u bij het opstellen van contracten daarom altijd adviseren door een deskundig jurist.